机关档案管理工作信息化建设研讨

发布时间:2019-08-13 来源: 日记大全 点击:


  摘要:随着我国经济的不断发展,信息技术也在普遍影响着我国的机关工作,所以在档案工作中由于信息技术的加入也为其工作带来了更多的机遇,为档案工作带来了很多的挑战。在机关档案管理工作的信息化建设方面,虽然还处于初级发展阶段,但是也给我们带来了很多的便利。本文就对机关档案管理工作信息化建设进行分析,从中分析机关档案信息化建设的意义,并找出目前机关档案管理信息化建设中所存在的问题,针对这些问题提出解决意见。
  关键词:机关 档案管理 信息化 建设
  中图分类号:D630 G270.7 文献标识码:A 文章编号:1009-5349(2018)20-0212-02
  档案管理的文件数量巨大,如果只是依靠人工对机关档案进行管理的话,就会存在遗漏或不方便查询的问题,而利用网络信息化管理技术就可以解决这些问题,并提高和完善档案管理的工作质量。同时还能够保证机关在档案管理的发展方向上服务更加到位,更具有时效性和完整性。
  一、机关档案管理信息化建设的意义与内涵
  (一)机关档案管理信息化建设的意义
  在机关档案信息化建设发展过程中,最重要的环节就是信息化建档,它能够提高机关档案管理的工作水平,简化人为的繁琐工作,所以对于提高机关档案管理有着十分重要的意义。机关档案管理在信息化建设方面可以帮助企业提供更多的资料和数据。并且,通过信息化建设还可以为老百姓和企业建立一个档案查询平台,进而对机关单位实行规范化、科学化、高效化的日常管理起到促进作用。其次,档案的信息化建设也能够更快更广地收集更多的档案信息,在档案的建立上和查找上都能够省去大量的时间。并且,机关档案管理信息化建设还能节省机关的用地面积,节省档案保存的空间和应用物品。所以在机关档案管理信息化建设方面,就能够有效地节省人力、物力,还能提高机关在档案管理过程中的工作效率,简化人员的工作步骤,提高机关单位的经济效益及社会发展效益。
  (二)机关档案管理信息化建设的含义
  对于机关档案管理信息化建设,我们可以从两个方面来分析,首先就是在档案管理过程中利用信息技术对其进行开发应用,建立网络档案信息平台,建立管理口、分类口、查询口,从而为机关档案管理进行科学的、快速的、方便的管理模式,有效提高档案查询的效率。其次,就是用现代的信息技术对机关档案信息进行记录和调控,从而实现机关发展中的绿色高效管理,节约机关发展中的各类资源。
  二、机关档案管理信息化发展中存在的问题
  (一)档案管理部门领导对信息化管理不重视
  随着信息化时代的发展,机关档案管理的重要部分就包括电子档案的录入与管理。所以,在档案信息管理过程中,采用信息化管理方式就能够快速地对档案信息进行整合和查找,为决策者提供相应的依据。但是,目前在机关档案管理工作中,由于领导人员对于信息化发展的认识不到位,对档案管理的信息化建设重视不够,不能够在工作过程中培养综合性的档案管理人才,就会阻碍信息化建设在机关档案管理中的有序推进,无法保障档案管理的质量,因而在工作中就会浪费人力、物力。并且,由于领导对于档案信息化管理不重视,对于信息化建设的资金投入少,就会使档案管理人员没有充足的资金去支持档案管理建设所应用的设备以及开支,严重时使档案管理信息化建设陷入停滞。
  (二)缺乏专业的管理人员
  我国大部分机关单位在档案管理方面沿用的还是传统的纸质档案管理方式。并且,大部分的档案管理员也没有经历过相应的专业培训,在管理档案的方面就缺乏科学归档意识和对档案的保管意识。由于大多数档案管理人员都年龄偏大,所以也使得他们在档案管理方面无法适应现代化信息化的建设需求,从而就使得部分档案在管理过程中出现缺损或丢失现象。
  (三)缺少数字化的档案管理资源
  档案在政府机关的保存都以纸质为主,数字化的档案管理资源非常的缺乏,而且也没有统一的、规范的数据化档案归档来源。这就造成机关档案在管理过程中不能够统一处理,不能够信息共享,这也就使档案信息化管理工作陷入困境。
  (四)缺少档案管理的统一标准
  我国机关档案管理在标准方面还缺少统一的规范,所以信息化管理在发展过程中起不到带头作用,也没有标准的技术流程,所以这就使得各个地区机关单位档案管理在实际的应用过程中都存在着信息化管理失误。但因为没有统一的标准,所以各机关单位在档案管理方面都是从自身的情况考虑,自行管理,所以就与其他地区管理存在分离现象,无法做到全面协调发展。甚至有的地区在档案管理方面还没有建设信息化平台,这就使得我国机关档案管理在信息化建设方面仍然存在不同程度的脱节现象。
  三、加强机关档案管理信息化建设的对策
  (一)提高领导对信息化管理的重视度
  机关的领导和相关的档案管理工作人员要对档案信息化建设提高重视度,转变传统的档案管理观念,提高对信息化建设的认识,认真地完善档案管理工作,完善信息化建设的制度和体系。并且,支持档案管理信息化。另外,档案管理单位的领导还要建立良好的档案管理环境,制定一套科学的、先进的、智能化的档案管理系统,引导机关档案管理人员对档案进行有序的信息化管理,并组织档案的相关管理者参加专业的信息化建设培训,以提高自身对档案管理信息化建设工作的认识,提高网络工作的能力,制定科学的发展蓝图,在建设的过程中发现问题、解决问题,从而使信息化建设更快,质量更好。
  (二)建立专业管理团队
  由于机关档案管理要进行信息化建设,所以在人员管理、团队方面就需要工作人员具备一定的计算机操作能力以及对档案管理的基础知识,各机关急需形成专业的档案管理团队。因此,就必须吸纳一些计算机专业毕业的大学生或是选派工作人员进行短期的计算机专业培训,以使其能够达到信息化档案管理的标准。此外,还要加强工作人员对档案的管理知识以及法律知识的学习,并抽出一部分优秀的科员参加档案管理和计算机知识强化培训,使他们成为整个团队中的骨干力量。
  (三)建立统一的网络数据库
  在机关档案管理信息化建设过程中,建立统一的数据库是为了能够更好地对档案数据进行整合,从而改变传统的管理方式,利用信息化技术来掌握全市各机关的所有档案资源以及与其他省市的互联互通。通过对数据的管理和存储,使其构成一个信息共享的、信息完整规范的平台,为各机关社会服务机构提供快捷准确的查询服务。同时,还要对纸质的档案进行统一的整理和保存,并将其分类后送至国家综合档案馆,从而来取消纸质档案的存在,减少档案管理的开支。
  (四)完善档案管理的体系
  档案部门采用传统的档案管理模式是无法建立统一、协调、整体的管理体系的,所以各类档案信息之间就缺乏交流与沟通,更使得各级部门之间在资源上无法得到共享。因此,档案管理一直也就处于各自为政的状态,影响到机关档案管理的工作效率。所以,建立信息化的,完善統一的科学标准是非常重要的。建立机关档案管理的统一标准就是结合现在政府档案管理的实际情况,以科学的统一的方式建立档案数字化管理平台,对档案进行电子归档、存储整理、归类、加密等,同时也能够对这些档案信息进行严格的监督和规范,从而避免档案丢失或损毁等问题。
  四、结语
  总之,机关档案管理中建立信息化平台是需要政府以及各级领导和工作人员不断努力重视和完善的,所以,上级机关也要为信息化建设提供足够的资金、设备和技术以及人员的支持。同时,还要对档案管理的工作人员进行专业知识的培训,并且吸纳更多的有信息技术能力的人才加入管理队伍中,从而不断完善信息化发展的团队,建立信息化的档案管理系统,为社会以及企业单位提供更为便利的服务。
  参考文献:
  [1]周峰林.积极构建档案服务利用与信息安全的稳固后方——我省电子文件和数字档案登记备份工作全面启动[J].浙江档案,2015.
  [2]吴卫华.以信息化促进档案为企业发展服务[J].浙江档案,2015.
  [3]翁梅.谈谈电子文件和数字档案登记备份工作[J].浙江档案,2016.
  责任编辑:杨国栋

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