分析高校人事管理信息化建设必要性及措施

发布时间:2019-08-16 来源: 散文精选 点击:


  摘 要:目前在大多数高校已经全面开启了信息化管理的工作策略,人事档案的信息化建设要实现对资源和管理手段的有效利用,提升档案信息化的管理水平。本文主要介绍了高校人事管理信息化建设的必要性,并进一步分析了高校人事档案管理信息化建设的对策。
  关键词:高校;信息化管理;人事档案;建设;必要性
  一、前言
  高校现行人力资源管理方式的弊端随着高校之间相互整合,高校规模正日益扩大,同时,高校扩招造成师生员工数量的急剧膨胀,现行人力资源管理模式已经显得捉襟见肘,暴露出种种弊端。主要有以下几点:1、管理效率低下。人力资源管理信息化是高校信息化的重要组成部分,是信息技術飞速发展下形成的资源管理模式。传统的管理模式不仅存在手工操作效率低下的问题,而且容易出错,往往占据了人力资源管理者大量的时间。很多人力资源常规性工作不能及时开展,工作中预先操作甚至是实时操作都非常困难。2、管理观念落后。从高校的人力资源管理现状来看,高校人力资源管理体制仍然是沿袭过去在计划经济条件下建立起来的一套传统的人事管理制度,人力资源的行政配置性和垄断性在高校人力资源管理中尚根深蒂固。对于师资的管理强调的是“管人”,而不是着眼于人力资源的再开发,工作中常常用现成的政策法规管理人事、约束人事。3、各部门难以良好协作。高校许多行政管理部门或多或少的涉及人力资源管理的范畴,很多工作都需要几个部门共同协助完成。这就涉及不同部门之间的相互配合,可是在传统管理方式下,不同部门的步调难以协调,互相之间的联系、磋商、推诿浪费了很多精力和时间,造成工作很难按时完成或完成的不尽如人意。4、缺乏人力资源战略意识。目前,我国许多高校都纷纷制定了自己的中长期教学规划、科研规划,确立了自己的办学定位,但缺乏科学合理的人力资源中长期规划。随着人力资源配置从以行政调配为主转向以市场调节为主,高校如果没有通过实施人力资源战略管理,有意识的去吸引、开发、培养出适合自己的人才,等到需要时才“临渴掘井”,是无法适应激烈的竞争环境和发展要求的。
  二、高校人事管理信息化建设的必要性
  1.人事工作拓展的需要
  人事档案工作作为高校管理工作中必不可少的一部分,是人才信息管理的重要条件。当 前的社会竞争无非就是对人才的竞争。人事部门可以通过人事档案来获得人才的信息,,根据 不同的人才能力、特点,来实现资源的合理配置。在使用人才上,要以用为本,以人才优先,提倡创新机制,为人事工作奠定良好的基础。在长期的管理实践当中,高校的人事管理部门 已经积累了一定的经验和大量的档案资料,目前需要朝着规范化的方向前进。人事档案管理 只有真正地走向信息化、系统化管理,才能够充分地满足人才管理的需求。高校作为人才集 中的场所,实现对人才的挖掘、开发,必然不能少了人事档案管理,加强信息化建设,建立 一个真实完整的信息库,可以使得高校的人事管理走向高效运转。
  2.历史发展的必然趋势
  人事档案诞生与人事管理,随着社会的发展,我们的档案载体由竹简到纸张,再到现在 的录像、录音光盘等等。历史的变迁,使得我们必须遵从发展的脚步,让档案载体跟进时代 的步伐。传统纸张的档案材料,在保管上容易出现磨损,甚至会影响到文献的价值。纸张的 编制通常也需要较长的周期,查找起来也尤为不方便,仅能靠人工调阅、检索。长期以来,我们都用着耗时长、工作量大的人事档案管理模式,在大数据时代下,这种方式已让我们感 觉到力不从心。所以,发展高校人事档案的信息化管理,是历史的转折点,也是我们工作从 简的途径。
  三、高校人事管理信息化建设的对策
  1.统一规范管理
  人事档案管理目前还没有很好地融入到高校的档案管理范畴当中,我国目前也没有出台 相关的政策,这样使得管理体制有着明显的松散性,严重地制约了人事档案管理的建设。在 此背景之下,国家和相关的教育部门应及时出台相关政策,结合当下人才管理工作的需求,联合高校人才管理的情况,制定统一的、系统的政策法规,建立健全相关的档案管理制度,让高校的人事档案管理有制度可循。与此同时,高校应建立起专门的管理机构,落实档案管 理究竟该交由谁管的问题。高校人事档案建设,要走向标准化、信息化,制定统一的信息化、网络化标准,并配备相关的设备,制定相应的保护标准,让高校的人事管理少走弯路,更好 地迎合时代地发展。
  2.提升管理人员的素质
  为了更好的迎接人事管理的信息化建设,高校人事档案信息化不仅需要办公设备的信息 化,还需要更新相应的人才管理办法。在高校的人事档案管理信息化建设过程中,工作人员 才是决定工作质量的重要因素,任何工作都离不开人,无论是技术的开发还是技术的使用,都需要档案管理人员尽心尽力地工作。档案主管部门要加强对档案管理人员的培训,让他们 不仅有档案管理的专业知识,还能够熟练得运用计算机和网络技术,努力提升档案管理人员 的素质水平。档案管理人员要努力提升自身的文化素质,丰富自身的电子应用水平,以此来 作为提升档案管理工作的基石,将传统的档案管理推向电子化道路。这就需要档案管理人员 跟上时代的步伐,加强业务的学习,拓宽自身的知识结构,提升业务素质。
  3.加大资金投入力度
  档案信息化管理,需要更新相应的硬件设备,需要引进管理人才,在这方面就需要有大 量的资金投入。学校领导应充分地重视起来人事档案管理工作,对此给予大力的支持。确保 有充分的资金,也将资金列入预算当中,保证资金的有效利用。严格执行现代化的标准,增 添适合现代化建设、信息化建设的硬件设备。与此同时,为了加强人事档案管理的安全性,要配备一些空调、灭火装置、温度检测仪等等,确保工作的顺利展开。
  4.提升工作服务意识
  鼓励档案管理工作人员形成良好的职业作风与道德修养,充分地认识到人事档案工作的 重要性,认真对待工作,一丝不苟地完成工作。对学校负责、对现实负责,对历史负责,对 在校的教职工负责。人事档案管理工作作为具有较强服务型的工作,相关人员不仅要做好组 织服务,更需要为学校教学、科研等项目进行服务,树立全心全意的服务意识,做到对自己 的岗位负责。在传统的数据环境下,数据的精准性是为了实现档案管理结果的科学性。在大 数据环境下,数据的海量化使得数据会出现这样那样的错误,档案管理人员应保持清晰的脉 络,理清思路,用全新的角度和观念来看待问题。
  四、总论
  随着社会的不断发展,高校的人事档案实现信息化建设,是满足其发展的需要,是迎合 社会发展的选择。目前的人事档案管理队伍建设落后,科学管理程度差。要解决这些问题,人事档案管理建设要做到与时俱进,加强基础性建设的同时,提升标准化运作,确保体系的 安全可靠,提升管理人员的业务水平、技能水平,以此来更新人事档案管理对人才的需要。
  (作者单位:四川外国语大学成都学院)

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